先确认钱到底付给谁
报价单、形式发票、合同和收款信息中的供应商主体应该在商业逻辑上能够对应。如果收款账户属于另一家公司或者个人,应当先要求对方解释清楚再付款。不同主体收款在某些交易结构下可能是正常的,但绝对不应该在没有解释的情况下直接忽略。
付定金前,把产品规格锁定
只有一个产品名称远远不够。应确认材质、尺寸、颜色、型号、功能、配件、Logo、包装以及需要满足的标准或测试要求。如果后续出现争议,“质量要好”这种模糊描述几乎无法用于验收。规格应该具体到双方能够按照同一套标准检查。
确认数量、价格以及价格包含什么
需要核对采购数量、单价、模具或样品费用、包装费用,以及报价中是否包含中国境内或国际运输。还要确认币种和所使用的贸易术语。很多所谓“低价”,最后变贵的原因并不是单价本身,而是重要成本根本没有被放进报价里。
确认生产节点和付款节点
弄清楚什么时候开始生产、预计什么时候完成、什么时候可以验货,以及什么时候需要支付尾款。尽量避免在没有任何约定检查方式的情况下,就被要求先付清全部尾款。
保留清晰的书面记录
把最终报价、形式发票、产品规格、确认样照片、包装要求和重要沟通记录保存下来。这些记录并不是为了增加文书工作,而是为了减少误解,并让双方在生产过程中始终有同一个参照。